研究 | 企业制度用工合规指南——制度制定、证据留存全维度实务解析

在劳资纠纷频发的当下，劳动者的维权意识随着国家法治建设进程的推进正在不断增强，企业为追求稳定的发展不得不加强对于用工管理的风险防控。通常情况下，劳资双方的重心放在《劳动合同》上，而忽视了规章制度作为用工管理风险防范的重要作用。

通常意义上，劳动合同仅能够明确劳动关系项下核心权利义务，而受文本体量、缔约场景限制，难以承载企业全流程、精细化用工管理的操作细则。合法有效的规章制度，系劳动合同法定的补充与兜底载体，更是企业行使用工自主管理权、合规实施纪律惩戒、合法解除劳动关系最为核心的裁判依据。

结合大量劳动争议案件的裁判结果，不少企业最终被认定构成违法解除并承担高额赔偿金，并非实体管理行为本身存在过错，而是所依据的规章制度存在民主程序缺失、公示告知不到位、实体条款欠缺合理性、规则模糊不具备可操作性，以及关键证据留存不足等瑕疵，直接导致制度不能作为裁判采信依据。换言之，企业搭建完整的规章制度用工风控框架，很大程度上可以实现企业降本增效的目的。

一、制度价值︱企业用工管理的 “内部法律”

规章制度是国家劳动法律法规在企业内部的细化延伸，是界定劳资双方权利义务、划分用工管理边界的关键文件，具备极强的实务与司法价值。

（一） 管理价值：实现制度化、去人治化用工

企业经营管理依赖制度化规则，而非管理者个人意志。规章制度将碎片化的管理要求标准化、体系化，统一全员用工准则，实现稳定、规范的规模化用工管理。在法无明确禁止的用工场景中，企业可结合经营特点，制定适配自身的管理规则，充分行使经营自主权与用工管理权。

（二） 司法价值：劳动争议的法定裁判依据

根据劳动争议司法解释规定，经法定程序制定并公示的规章制度，可作为法院、仲裁委审理劳资纠纷的裁判依据。合法有效的制度，能够厘清权责边界，大幅降低企业败诉风险。尤其是在劳动关系解除场景，通常是司法机关认定企业解除合法性的核心依据，除法定情形外，几乎全部依托规章制度。完善的制度体系，是企业依据《劳动合同法》第三十九条合法单方解除、无需支付经济补偿或赔偿金的核心支撑。

（三） 风控价值：补足劳动合同短板，降低违法解除风险

劳动合同篇幅有限、条款简约，无法穷尽日常用工的约束性规则、惩戒标准、管理细则，规章制度可以更适配的作为劳动合同的补充和兜底。

二、制度生效门槛︱程序合规为前提，实体合法为核心

根据现行有效的法律规定，规章制度生效必须同时满足法定程序要件以及合法实体要件，任一要件缺失或瑕疵，均会导致制度条款无效，无法作为用工管理及裁判依据。

（一） 程序要件：制度落地的前置条件

程序合法性优先于实体适用性，程序违法的规章制度，原则上直接丧失法律效力。依据《劳动合同法》第四条、《劳动争议司法解释（一）》第五十条，直接涉及劳动者切身利益的规章制度，必须履行完整的民主程序制定以及公示告知程序。

完整民主制定五个流程：制度草案起草→企业内部初审→全体职工或者职代会讨论征求意见→平等协商修订→最终定稿后公示或者告知

现行法律法规中明确规定了后三个流程的程序要求，即职工讨论、平等协商以及公示或者告知，司法实践中亦通常针对此三个流程认定制度制定的程序合法性。企业依据制度进行用工管理，就对制度的合法性负有法定的举证义务，若企业无法举证证明用工决定所依据的规章制度经法定民主程序制定，将承担举证不能的后果，规章制度无法作为案件裁判的合法依据。

（二） 实体要件：制度适用的核心标准

制度通过程序要件的审查后，能否作为企业用工管理的合法性依据尚未可知，还需要符合法定的实体要求，也即条款需满足合法、合理、可操作三大实体要求，方可有效适用。

1、内容合法：不得违反法律强制性规定、不得违背公序良俗，违法条款自始无效；

2、公平合理：遵循比例原则，不得欺诈、胁迫劳动者，不得单方免除企业法定责任、加重劳动者责任；

3、明确可操作：尽量客观化、清晰化条款，将惩戒、考核、管理规则量化、具象化、可举证，明确适用标准、程度、频次、后果。

三、程序与实体的侧重

随着劳动者维权意识增强、以及企业在劳资关系中强势地位的逐渐弱化，造成了很多企业因众多客观因素难以严格依法制定规章制度，难免存在制度制定程序上的瑕疵，目前司法实践中，存在两种不同的裁判倾向：

（一）严格裁判规则：未经民主程序、仅事后工会追认的制度，法院不予认可

【人民法院案例库编号2024-07-2-490-004判决文件（2023）津 01 民终 4642 号】

本院认为：某公司制定的《考核办法》和《2021年总公司年终奖金方案》涉及劳动报酬，特别是设定了如绩效不合格，某保险公司可解除劳动关系的条款。因该条直接涉及劳动者切身利益，某保险公司在制定两项制度时，应经职工代表大会或全体职工讨论，与工会或职工代表平等协商确定。现某保险公司提交的2021年6月30日工会通过的决议，不能证明在制定时已经过职工讨论，是在与工会或职工代表平等协商的情况下确定的。某保险公司制定的规章制度违反了法定程序。

【裁判要旨】劳动报酬、工作时间等涉及劳动者切身利益的规章制度，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，并与工会或者职工代表平等协商确定。规章制度实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权提出修改意见。未经民主程序制定，仅经工会事后同意的规章制度，用人单位以此作为用工管理依据的，人民法院依法不予支持。

（二） 宽松裁量规则：“重实体、略轻程序”，程序轻微瑕疵，但内容合法合理、已公示、员工长期无异议的，可作为裁判依据

【广东省广州市中级人民法院（2024）粤 01 民终 25808 号】

一审法院认为，虽然林某曾签收过《员工手册》，但林某对《员工手册》存在异议，某公司未能进一步举证《员工手册》是经过民主程序制定，应承担举证不能的法律后果。对于制定程序有瑕疵的规章制度，如果其内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并且已向劳动者公示或告知，劳动者没有异议的，可以作为用工管理、纠纷裁判的依据。虽然某公司未能举证证明《员工手册》是经过民主程序制定，但该手册中有关泄露公司管理信息及其他商业秘密的约定，未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并且已送达给林某，未有证据证明林某曾提出异议，可以作为用工管理依据。

注：思路来源于已废止的《广东省高级人民法院、广东省劳动争议仲裁委员会关于适用〈劳动争议调解仲裁法〉、〈劳动合同法〉若干问题的指导意见》（粤高法发〔2008〕13号）第二十条。

实务建议：司法实践中对于制度程序瑕疵的认定有严格依法裁判和宽松裁量两种不同的倾向，该宽松裁判口径仅可作为企业应诉抗辩思路，但不建议企业在实际用工管理过程中抱侥幸心理，严格完整履行法定程序，才能最大限度发挥制度的价值。

四、证据留存体系︱正向作用于制度价值的实现

制度程序、实体再合法合规，若是企业的举证能力差、难于达到法定的举证标准，亦无法正向作用于制度发挥出应有的司法价值。企业基于法定的举证责任以及证据保存主体身份，承担着较重的举证责任，需要企业在制定和适用制度的全过程建立证据留存体系，完整的证据链才是降低败诉风险的最后屏障。

企业依据制度对劳动者进行奖惩、甚至解除劳动关系，需要对以下事实进行充分举证：

（一） 制度制定程序合法

司法实践中审查的重点聚焦在：职工讨论、平等协商、公示或者告知三大环节。

1、针对职工讨论和平等协商环节

企业需固定体现动态民主程序制定的证据，如：职代会会议纪要、现场影像资料、员工意见征求表、线上协商记录、意见反馈记录、据意见修改记录等，证明民主程序真实履行，而非形式化走过场。

2、针对公示或者告知环节

① 最优方式：员工入职签署《规章制度签收确认表》，系司法认可度最高、争议最小的告知形式；

② 常规方式：企业公告栏张贴、OA或钉钉或微信或邮箱等电子化公示；

③ 辅助方式：入职制度培训、线上考核记录、培训签到台账。

（二） 据以奖惩或解除的事实

企业依据制度，以劳动者的A行为达到奖惩或者解除劳动关系的规定，则需要充分调查取证，举证证明劳动者确有A行为，且符合制度规定的程度和后果。

（三） 解除劳动关系程序事实

处理结果的有效送达，甚至是解除通知工会并获得工会同意回函的相关记录。

结 语

规章制度是企业用工管理的内部法律，作为除法定情形外，可设置约定情形实现企业自主用工管理权的关键性文件，是平衡企业用工自主权与劳动者合法权益的核心载体。基于现行法律对于劳动者的倾向性保护，企业并无随意的奖惩或者解除权利，但赋予了企业通过规章制度约定管理方式的权利，企业制定并适用制度，看似限制了权利，反而是在实际用工管理中获得了更为广泛的用工权限。一份合法有效的规章制度，通过弥补劳动合同短板，标准化规范用工行为，一方面劳动者可以在可期待可预设的规则内行事；另一方面企业通过证据化支撑司法抗辩，最终实现用工风险可控、人力成本降本增效的核心目标。